Bij het ontvangen van een of meer signalen of meldingen van grensoverschrijdend gedrag, is het essentieel om eerst helderheid te krijgen over de aard en context van de melding(en). Hou als leidinggevende of organisatie in deze oriëntatiefase de kring zo klein mogelijk en wees je ervan bewust dat je nog geen feiten boven tafel hebt. Hieronder vind je een aantal vragen die je kunnen helpen bij het in kaart brengen van de situatie, voordat je verdere actie onderneemt. Deze vragen zijn eerder aan bod gekomen in het webinar Help, een signaal! dat arbeidsrechtadvocaat en vertrouwenspersoon Loes Wevers in 2024 voor Mores verzorgde.

Wat is het type melding dat je hebt gekregen?

• De melder is bekend
• Vertrouwelijke melding: de melder heeft zich tot een vertrouwenspersoon gewend, maar wenst anoniem te blijven voor anderen
• Anonieme melding: Niemand in de organisatie kent de afzender van de melding

Wat is het onderwerp van de melding?

• Grensoverschrijdend gedrag (discriminatie, seksuele intimidatie, agressie of geweld, pesten)
• Werkdruk, psychologische veiligheid of zakelijke integriteit
• Klokkenluidersmelding
• Strafbaar feit
• Andere situatie die aandacht vraagt

Wat is de relevantie van de melding?

• Heeft de melding betrekking op de organisatie en haar verantwoordelijkheden?
• Is de melding terechtgekomen bij de juiste persoon of afdeling om deze op te volgen?
• Betreft het een actuele situatie?

Is de melding voldoende concreet?

• Zijn er aanwijzingen of bewijzen die de juistheid van de melding ondersteunen?
• Is er voldoende basis om betrokkenen te benaderen zonder hen onterecht te belasten?

Wat zijn de normen binnen de organisatie met betrekking tot de melding?  

• Wat zeggen de gedragscode en andere protocollen over de gemelde situatie?
• Zijn er eerder afspraken of richtlijnen geformuleerd die hierop van toepassing zijn?  

Wie zijn er betrokken bij de situatie waarover de melding gaat?

• Worden specifieke personen bij naam genoemd?
• Wat zijn de hiërarchische of functionele verhoudingen tussen de betrokkenen?
• Gaat het om directe collega’s of zijn er bijvoorbeeld externe partijen of zzp’ers bij betrokken?
• Zijn er meer mensen bij betrokken dan melder en degene waarover gemeld wordt?

Vervolgstappen en contact

De mogelijke vervolgstappen die je kunt zetten zijn afhankelijk van de antwoorden op bovenstaande vragen. De gekozen opvolging moet in ieder geval proportioneel en subsidiair zijn, dat betekent dat het passend moet zijn bij de situatie en moet uitgaan van het minst ingrijpende middel dat een zo goed mogelijke uitkomst biedt aan alle betrokkenen.

In onderstaande handreikingen gaan we verder in op een aantal mogelijke vervolgstappen.

Als leidinggevende het gesprek aangaan met de melder
Als leidinggevende het gesprek aangaan met de beschuldigde
Bemiddeling, mediation en/of teaminterventie
Omgaan met anonieme signalen
Signalenonderzoek of persoonsgericht onderzoek
Nazorg