Een vertrouwenspersoon aanstellen

Grensoverschrijdend gedrag kan in iedere organisatie voorkomen. Daarom is het belangrijk dat medewerkers, maar ook zzp'ers of vrijwilligers, de mogelijkheid hebben om laagdrempelig met een vertrouwenspersoon te spreken. Daarnaast heeft een vertrouwenspersoon een belangrijke rol bij preventie, door de organisatie gevraagd en ongevraagd te adviseren over beleid en procedures en voorlichting te geven.

De vertrouwenspersoon die zich richt op grensoverschrijdend gedrag heeft drie taken:

  1. opvang en begeleiding van degene die grensoverschrijdend gedrag ervaart
  2. signaleren van grensoverschrijdend gedrag en adviseren van leidinggevenden
  3. voorlichten en informeren van leidinggevenden en medewerkers

Mores biedt een vangnet van vertrouwenspersonen voor iedereen in de culturele, creatieve en mediasector die te maken heeft met grensoverschrijdend gedrag en niet bij een vertrouwenspersoon in de eigen organisatie terecht kan of wil. Mores is echter geen extern vertrouwenspersoon van (aangesloten) organisaties en rapporteert in principe niet aan individuele organisaties. Het is daarom van belang dat je als organisatie een of meer eigen vertrouwenspersonen aanstelt.

Aandachtspunten bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon

♦ Intern of extern vertrouwenspersoon

Als organisatie kun je een of meerdere intern en/of extern vertrouwenspersonen aanstellen. Bij deze overweging speelt onder andere de grootte van de organisatie en het budget en de menskracht om vertrouwenspersonen binnen de organisatie op te leiden een rol.

Wees je er bij het aanstellen van een intern vertrouwenspersoon van bewust dat bestuur, directie HR of leidinggevenden deze rol niet kunnen vervullen. Zij hebben vanuit hun functie de verantwoordelijkheid om een veilige werkomgeving te bieden en moeten dus daarnaar handelen als ze meldingen of signalen van grensoverschrijdend gedrag krijgen. Zij kunnen daarom niet de vertrouwelijkheid beloven die de vertrouwenspersoon wel biedt.

♦ Positionering en overeenkomst vertrouwenspersoon

Het is van belang een aantal zaken vast te leggen in een overeenkomst, omdat die niet bij wet geregeld zijn. Om de vertrouwenspersoon goed in positie te zetten is het van belang dat die intern verschoningsrecht en geheimhoudingsplicht heeft, wat betekent dat die binnen de organisatie geen antwoord hoeft te geven op vragen die de vertrouwelijkheid raken. Extern verschoningsrecht, zoals voor artsen of advocaten, is voor vertrouwenspersonen niet bij wet geregeld. Daarnaast is het van belang om de vertrouwenspersoon bescherming van diens rechtspositie te geven, bijvoorbeeld zoals die van de leden van de OR.

♦ Vertrouwenspersoon grensoverschrijdend gedrag en/of integriteit

Vaak wordt de functie van vertrouwenspersoon grensoverschrijdend gedrag gecombineerd met de functie vertrouwenspersoon integriteit (denk aan fraude, diefstal of misstanden).

♦ Registervertrouwenspersoon

Vertrouwenspersoon is geen beschermd beroep, iedereen mag zich vertrouwenspersoon noemen. Om mensen die grensoverschrijdend gedrag ervaren in jouw organisatie zo goed mogelijk bij te staan, adviseren we om een registervertrouwenspersoon aan te stellen. Dit is een vertrouwenspersoon die een opleiding en examen heeft gedaan, een verplichting heeft tot nascholing en intervisie en gebonden is aan de gedragscode van de LVV.

Je kunt een externe registervertrouwenspersoon aanstellen of een interne medewerker laten opleiden tot registervertrouwenspersoon. Een overzicht van registervertrouwenspersonen en erkende opleidingen vind je op de website van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV): www.lvvv.nl.